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Accesso agli atti

Il diritto d'accesso

 

Che cos'è il diritto d'accesso?

Si intende il diritto da parte degli interessati di prendere visione e di ottenere una copia dei documenti amministrativi; il fine di tale normativa consiste nell' assicurare all' Università una trasparenza dell' attività amministrativa e allo stesso tempo di favorirne lo svolgimento imparziale. In caso di copia e di ricerca del documento, il richiedente è tenuto al rimborso dei costi sostenuti dall'Amministrazione.

Da parte di chi può essere esercitato il diritto d'accesso?

Questo diritto potrà essere esercitato da portatori di interessi pubblici e privati che abbiano un interesse giuridicamente rilevante verso l'atto o gli atti per i quali si richiede l'accesso. Questi soggetti sono: privati cittadini, persone giuridiche, imprese,etc.

Che cos'è un documento amministrativo?

L'art. 22 comma 2 lo definisce: "ogni rappresentazione grafica,fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie di contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa."

A chi deve essere presentata la richiesta di accesso?

La richiesta "formale" dovrà essere indirizzata all'Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP).

Quali sono i compiti dell'Ufficio per le relazioni con il pubblico?

L'URP provvede a:

  1. indirizzare la richiesta alla struttura competente, vigilare affinché detta struttura si esprima in modo che l'ufficio possa rispondere al richiedente rispettando la tempistica prevista (30 gg).
  2. accogliere ed istruire un primo esame delle doglianze e dei reclami in materia i diritto di accesso, favorendo i necessari chiarimenti.

Verso chi si può far valere il diritto d'accesso?

L'art. 23 dichiara: "il diritto d'accesso si esercita nei confronti delle amministrazioni dello Stato, ivi compresi le aziende autonome, gli enti pubblici ed i concessionari di pubblici servizi."

Quali sono le modalità per esercitare il diritto d'accesso?

La richiesta può avvenire attraverso 2 modalità:

  1. in via informale tramite richiesta verbale; ciò avviene quando è possibile provvedere immediatamente all'esibizione del documento o alla sua riproduzione. In questo caso l'ufficio dovrà verificare l'identità del richiedente e compilare un verbale di accesso in due copie (una da consegnare al richiedente e l'originale in archivio).
  2. in via formale tramite richiesta scritta da presentare in carta libera o compilata tramite gli appositi moduli a disposizione sul sito web di Ateneo o presso l'Ufficio Rapporti con il Pubblico. La richiesta si considererà rifiutata se saranno trascorsi 30 giorni inutilmente (art. 25 comma 4 della L. 241/90).

La richiesta può essere inoltrata anche via posta o via fax allegando alla domanda copia di un documento valido dell'interessato.

Quali sono le limitazioni al diritto d'accesso?

Sono sottratti all'accesso tutti i documenti la cui conoscenza può danneggiare la sicurezza e la difesa personale, la violazione dei diritti di riservatezza dei singoli, persone fisiche o giuridiche, gruppi, imprese o associazioni, e quelli che si riferiscono all'ordine pubblico. Inoltre, secondo il regolamento relativo all'accesso agli atti proprio dell'Università Roma Tre, sono sottratti al diritto d'accesso i documenti citati nell'art. 10, che, si riporta di seguito.
"Art. 10. Documenti sottratti al diritto di accesso
Omissis...
a) documentazione relativa alla carriera, al trattamento economico individuale, alla vita privata e alla situazione patrimoniale del personale in servizio e in quiescenza, dei collaboratori professionali, nonché dei soggetti estranei all'amministrazione, qualora membri di organi collegiali e di commissioni operanti presso l'Ateneo;
b) documentazione relativa alla carriera, alla vita privata, alla situazione personale e patrimoniale di studenti, specializzandi, dottorandi, allievi di corsi di formazione, di perfezionamento, masters e tirocinanti ed altri soggetti che svolgono attività di studio e di ricerca presso l'Ateneo - salvo quanto previsto al successivo art.13;
c) le offerte economiche, gli elaborati grafici progettuali, le relazioni-progetto, le dichiarazioni o le autodichiarazioni, le certificazioni, i documenti e i libri contabili ad eccezione dei bilanci approvati, le garanzie presentate da imprese partecipanti a gare indette dall'Amministrazione.
d) i documenti che altre amministrazioni escludono dall'accesso e che l'amministrazione si trova per varie ragioni a detenere stabilmente;
...Omissis..."
Di questi, rimane garantita la sola visione quando la loro conoscenza sia necessaria per la cura e la difesa di interessi giuridici dei richiedenti stessi.
Ai sensi dell'art. 1, comma 2, del decreto legislativo n. 135/1999, l'accesso ai dati sensibili idonei a rilevare lo stato di salute di terzi è consentito quando il diritto del richiedente, da far valere in sede giurisdizionale, è di rango almeno pari a quello del soggetto titolare del diritto alla riservatezza; anche tale valutazione è fatta oggetto di un giudizio discrezionale dell'amministrazione.

Cosa succede quando la richiesta d'accesso è accolta?

In tal caso l'URP comunica al richiedente la data, il luogo ed il nome della persona alla quale rivolgersi garantendo, così, l'attuazione del diritto d'accesso.

Cosa succede quando la richiesta d'accesso è negata?

Nei casi in cui l'accesso sia negato, sentiti i responsabili dei procedimenti oggetto della richiesta, l'Ufficio Rapporti con il Pubblico informa il richiedente, entro il termine previsto, motivando il non accoglimento. Tale comunicazione è inviata dal Dirigente responsabile dell'Ufficio Rapporti con il Pubblico, che, altresì, indicherà le forme di tutela giurisdizionale.

Quando l'accesso può essere differito?

E' previsto il differimento per i documenti che non possono essere resi temporaneamente accessibili, cioè:
a) per salvaguardare esigenze di riservatezza dell'Ente in relazione a documenti la cui divulgazione possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa, specie nella fase istruttoria dei procedimenti;
b) in conformità alla vigente disciplina in materia di appalti pubblici, durante lo svolgimento delle procedure di gara;
c) in quanto inerenti a procedure concorsuali, selettive o di avanzamento, quando il differimento è necessario per non pregiudicare o ritardare il loro svolgimento;
d) quando, contenendo dati personali per i quali, in conformità al codice in materia di protezione dei dati personali, risulti necessario differire l'accesso per non pregiudicare lo svolgimento di investigazioni difensive o l'attività necessaria per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria;
e) per i documenti concernenti l'attività svolta dal servizio di controllo interno, fino alla conclusione dei relativi procedimenti..